Wie erstelle ich korrekt eine Betriebsanweisung? Mit Tipps & Praxistricks

Was macht eine gute Betriebsanweisung aus?

Eine Betriebsanweisung ist die „Übersetzung“ von Sicherheitsanweisungen für Mitarbeiter:innen in gut verständliche Sprache.

Sie basiert auf einer fundierten Gefährdungsbeurteilung und bezieht bei Gefahrstoffen außerdem das Sicherheitsdatenblatt des Herstellers oder Lieferanten ein.

Gut zu wissen: Sicherheitsdatenblätter sind meist online abrufbar. Auf Anfrage müssen Lieferanten bzw. Hersteller es unverzüglich zur Verfügung stellen. Sie müssen aktuell und in der Landessprache Ihres Unternehmens sein, unabhängig aus welchem Land der Lieferant stammt!

Die Betriebsanweisung soll Ihre Mitarbeiter:innen kurz, klar und praxisnah informieren. Sie muss individuell auf die spezifische Tätigkeit oder ein konkretes Arbeitsmittel zugeschnitten sein.

Als Faustregel gilt:

Die Betriebsanweisung soll so kurz wie möglich und so lange wie nötig sein.
Eine DIN-A4-Seite ist in den meisten Fällen ausreichend.

Inhalte einer Betriebsanweisung

Die Inhalte einer Betriebsanweisung sind weitgehend standardisiert. Sie enthält folgende Punkte:

Arbeitsbereich bzw. Tätigkeit, bei Bedarf verantwortliche Personen benennen
Gefahren, z. B. Quetschgefahr, Rutschgefahr etc.
Schutzmaßnahmen, z. B. Schutzvorrichtungen, PSA etc.
Verhalten im Normalbetrieb, z. B. Sichtprüfungen, bestimmungsgemäße Verwendung etc.
Verhalten bei Störungen, z. B. Not-Aus, Evakuierungsmaßnahmen etc.
Verhalten bei Unfällen oder Brand
Erste Hilfe, z. B. Maßnahmen, Notrufnummern
Gegebenenfalls Reinigung, Instandhaltung und/oder Entsorgung

5 Tipps für die Formulierung von Betriebsanweisungen

Formulieren Sie kurz, klar und aktiv:

„Schalten Sie die Maschine ab!“

„Die Abschaltung der Maschine ist durchzuführen.“

Formulieren Sie konkret:

„Vor Schichtbeginn ist eine Sichtprüfung auf Beschädigungen durchzuführen!“

„Regelmäßige Sichtprüfung.“

Formulieren Sie in der Sprache Ihrer Mitarbeiter:innen, nicht für Technikexpert:innen.

Nur Fachbegriffe verwenden, die im Betrieb bekannt sind.

Fachbegriffe ohne Erklärungen verwenden.

Achten Sie auf Lesbarkeit.

Große Schrift

Klare Gliederung

Verwenden Sie zusätzlich:

Piktogramme, z. B. ISO 7010

Farben, z. B. Rot für Gefahr

Häufige Stolpersteine: Betriebsanweisungen rechtssicher gestalten

Sehr wichtig ist, die Betriebsanweisungen immer aktuell und am Stand zu halten. Werden neue Arbeitsweisen, Arbeitsmittel oder Arbeitsstoffe eingesetzt, muss immer auch die Betriebsanweisung dahingehend geprüft und aktualisiert werden.

Achtung!

Bei fehlenden oder falschen Betriebsanweisungen drohen Verwaltungsstrafen.

Bei grober Fahrlässigkeit können zudem strafrechtliche Konsequenzen und zivilrechtliche Haftungen folgen. Zusätzlich sind hohe Regressforderungen sowie Imageschäden möglich.

Die häufigsten Beanstandungen bei Betriebsanweisungen durch Gerichte sind:

Copy & Paste, also das unveränderte Übernehmen von allgemeinen Vorlagen
Unvollständige oder fehlende Gefährdungen – häufig fehlen wichtige Risiken, insbesondere bei Wartung, Störung oder Reinigung
Unklar formulierte Schutzmaßnahmen, also z. B. „geeignete PSA tragen“ statt der klaren, konkreten Formulierung „Schutzbrille Typ XY tragen!“
Betriebsanweisung „liegt im Büro“, ist aber für Arbeitnehmer nicht zugänglich
Keine oder unzureichende Unterweisung – einer der häufigsten Beanstandungen vor Gericht
Veraltete Inhalte

Mit Betriebsanweisungssoftware sicher unterwegs

Mit der Unterweisungs- und Betriebsanweisungssoftware LENA sorgen Sie dafür, dass Ihre Betriebsanweisungen nicht nur existieren, sondern auch verstanden und gelebt werden.

Individuell anpassbare Vorlagen statt unübersichtlicher Standarddokumente
Nachweisliche Information aller Mitarbeiter:innen
Rechtssichere Dokumentation der Übergabe an alle Beschäftigten
Jederzeit und überall verfügbar – für maximale Transparenz und Sicherheit

Zwei Bildschirme, die eine Betriebsanweisung-Software zeigen

Tipp:

Nutzen Sie LENA-Vorlagen als solide Grundlage, passen Sie diese an die individuellen Gegebenheiten Ihres Betriebes an und schaffen Sie klare, verständliche Anweisungen für Ihre Mitarbeiter:innen.

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