Sind Online-Sicherheitsunterweisungen zulässig & rechtssicher?

Was in Hinsicht auf Unterweisungen erlaubt ist und was nicht, wird im DACH-Raum staatenabhängig vom Arbeitsinspektorat bzw. vom Amt für Arbeitsschutz bestimmt. Grundsätzlich sind sich allerdings diese offiziellen Stellen einig:

Ja, Online-Unterweisungen sind zulässig und rechtssicher.

Aber: Nicht für jede Unterweisung und nur, wenn die Unterweisungssoftware bestimmte Bedingungen erfüllt.

Welche Voraussetzungen muss Unterweisungssoftware erfüllen?

1. Inhalte müssen verständlich sein.

Inhalte müssen so aufbereitet sein, dass sie für die jeweiligen Schulungsteilnehmer*innen begreiflich und nachvollziehbar sind. Das gilt unabhängig von Vorkenntnissen, Sprache oder individuellen Voraussetzungen.

In der Praxis ist dadurch vor allem Mehrsprachigkeit ein viel beachtetes Thema: Schulungsinhalte müssen bei Bedarf in der Sprache der Teilnehmer*innen zur Verfügung gestellt werden können.

Im weiteren Sinn gilt dies aber auch z.B. für seheingeschränkte Personen. Wenn Sie entsprechende Personen beschäftigen, müssen die digitalen Sicherheitsunterweisungen somit kompatibel mit Text-to-Speech-Applikationen sein.

✅ LENA kann’s: Übersetzen Sie 25+ Sprachen per Knopfdruck oder legen Sie Inhalte in 40+ Sprachen manuell an. Natürlich funktioniert die browserbasierte Lösung auch mit Text-to-Speech-Applikationen.

2. Teilnehmer*innen müssen eindeutig identifizierbar sein.

Die Unterweisungssoftware muss personenbezogene Logins vergeben, um zulässig zu sein.

✅ LENA kann’s: Persönliche Zugänge können auch ohne eigene E-Mail-Adresse vergeben werden. Zudem können per Reporting pro Benutzer*in weitere Angaben wie Personalnummer, Geburtsdatum und -ort ausgewertet werden, um eine Verwechslung zu verhindern.

3. Es muss eine Verständnisüberprüfung geben.

Teilnehmer*innen müssen nachweisen, dass sie die Inhalte der Unterweisung verstanden haben – etwa durch einen Test.

✅ LENA kann’s: Mit LENA sind Multiple Choice, Lückentexte und Bildfragen möglich. Unsere smarte KI erstellt Ihnen die Tests basierend auf Ihren individuellen Schulungsinhalten auch gerne auf Knopfdruck.

4. Es muss rechtssichere Schulungsnachweise geben.

Die Unterweisungssoftware muss nach einer erfolgreichen Schulung ein digital signiertes Zertifikat mit folgenden Eckdaten ausstellen:

1. Wer wurde geschult?

2. Wann wurde geschult?

3. Was wurde geschult?

Alternativ kann ein analoges Zertifikat mit diesen Daten und einer Teilnehmerunterschrift erstellt werden – was aber den Verwaltungsaufwand deutlich erhöht.

✅ LENA kann’s: LENA erstellt automatisch digital signierte, fälschungssichere Zertifikate, die wir auf Wunsch Ihrem Unternehmensdesign anpassen.

5. Unterweisungen müssen bedarfsorientiert sein.

Unterweisungen müssen zu den Tätigkeiten der Unterwiesenen passen und für ihn*sie relevant sein.

✅ LENA kann’s: In LENA werden Benutzer*innen in Kompetenzgruppen eingeteilt, sodass Sie Benutzer*innen kompetenz- und bedarfsorientiert schulen können. Auch persönliche Zuteilungen sind möglich.

6. Nachweise müssen archiviert werden.

Schulungszertifikate, Unterweisungsinhalte und Wissensüberprüfungen müssen entsprechend der vorgeschriebenen Fristen gespeichert werden.

✅ LENA kann’s: LENA bewahrt im Zertifikate-Archiv alle Nachweise zum Stand der Unterweisung sicher auf. Sie können jederzeit eingesehen oder ausgewertet werden.

7. Online-Unterweisungen müssen zugänglich sein.

Unabhängig von Alter oder Kultur müssen Unterweisungen allen zugänglich sein. Wenn die Software das nicht selbst gewährleisten kann, müssen für bestimmte Personen weiterhin analoge Unterweisungen durchgeführt werden.

✅ LENA kann’s: Die Unterweisungssoftware wird von Kund*innen für Ihre Benutzerfreundlichkeit geschätzt. Anleitungen und Hilfestellungen stehen jederzeit bereit – genauso wie unser freundlicher Support.

Bonus: Rückfragemöglichkeit

Die Arbeitsschutzbehörden gehen davon aus, dass es bei Online-Unterweisungen keine Rückfragemöglichkeiten gibt. Das ist ein wesentlicher Grund, warum Online-Unterweisungen in manchen Fällen nur eingeschränkt empfohlen werden.

✅ Aber auch das kann LENA: Teilnehmer*innen können während des Lernens und während der Wissensüberprüfung jederzeit Fragen stellen und Feedback geben – persönlich oder anonym. Administrator*innen können dieses Feedback dann beantworten.

Wann sind Online-Sicherheitsunterweisungen nicht erlaubt?

Online-Unterweisungen haben viele Vorteile: Sie sind effizient, verringern den Verwaltungsaufwand und sind auch standortübergreifend möglich. Sie können zudem zeitlich flexibel absolviert werden.

Doch die diversen Arbeitsschutzbehörden im DACH-Raum sehen auch Nachteile, insbesondere in Hinsicht auf fehlender Praxis und persönlichen Kontakt.

Nicht erlaubt sind daher:

1. Unterweisungen mit Praxisbedarf

Dass Maschinen und Werkzeuge am besten anhand des jeweiligen Geräts erklärt werden, überrascht wenig: eine reine Beschreibung ist im Vergleich zu einer beaufsichtigten Praxiserfahrung oft nicht ausreichend. Dasselbe gilt etwa für das konkrete Anlegen von Persönlicher Schutzausrüstung oder Erste Hilfe.

💡 Die Faustregel ist daher: Muss eine Tätigkeit erst praktisch geübt werden, darf die Unterweisung nicht rein digital stattfinden.

Trotzdem ist es erlaubt und nützlich, ein Online-Unterweisungstool unterstützend zuzuziehen. Denn hier können essenzielle Informationen (etwa Wartungshinweise, Videos zur Bedienung etc.) jederzeit bei Bedarf nachgeschlagen werden.

Sogar noch wichtiger: Unterweisungssoftware kann und darf dafür benutzt werden, um das Stattfinden der persönlichen Unterweisung zu dokumentieren. Somit sind alle Daten sicher gespeichert, aufbewahrt und im Falle eines Audits oder einer Behördeninspektion abrufbereit. Die Verwaltungsvereinfachung dadurch ist enorm.

2. Erstunterweisungen und Arbeitsablaufänderungen

Erstunterweisungen sind Unterweisungen, die stattfinden müssen, bevor eine Person, für die Sie verantwortlich sind, eine Tätigkeit zum ersten Mal aufnimmt.

Auch hier vertreten die Arbeitsschutzbehörden im DACH-Raum den klaren Standpunkt, dass eine Online-Unterweisung nicht ausreicht. Dasselbe gilt für Unterweisungen, die aufgrund von signifikanten Arbeitsablaufänderungen stattfinden müssen.

Aber auch hier kann die persönlichen Unterweisung online dokumentiert werden und Ihnen die rechtssichere Verwaltung vereinfachen.

 Für die verpflichtende wiederkehrende Unterweisung – viele müssen jährlich oder zweijährlich absolviert werden – ist der Einsatz von Online-Unterweisungen zulässig und rechtssicher. Dank Serienterminen erfolgt diese Unterweisung dann auch zuverlässig.

Wie setzt man Unterweisungssoftware am besten ein?

Um rechtssicher zu unterweisen und Behördeninspektionen mit Bravour zu bestehen, empfehlen unsere Expert*innen folgende Vorgehensweise:

Persönliche Unterweisungen

Sicherheitsrelevante Erstunterweisungen sowie Einweisungen mit Praxisbedarf müssen persönlich stattfinden. Die Dokumentation der Durchführung – Teilnahmebestätigungen, Zertifikate, ggf. Wissensüberprüfungen – wird digital geführt. Somit haben Sie alle Nachweise an einem Ort.

Aus Erfahrung wissen wir, dass bei analoger Dokumentation schnell jemand übersehen wird oder ein Nachweis verloren geht. Das stellt ein hohes rechtliches Risiko dar. In LENA ist alles sicher verwahrt.

Wer zusätzlich Unterlagen zu den Schulungsthemen hat, stellt diese am besten digital zur Verfügung. So können Mitarbeiter*innen jederzeit nachlesen, unabhängig davon, ob ein*e Expert*in oder eine Führungskraft verfügbar ist.

Schulungsthemen

Schulungen, die rechtlich, aber nicht für die persönliche Sicherheit relevant sind, wie Datenschutz, Cybersecurity oder Compliance werden dagegen von Anfang an digital geschult. Hier ist eine persönliche Unterweisung nicht nötig – Sie können direkt digital durchstarten.

Folgetermine für Sicherheitsunterweisungen

Alle Sicherheitsunterweisungen nach der Erstunterweisung können automatisiert digital mithilfe von Serienterminen stattfinden. Ab sofort ist der Unterweisungsprozess automatisiert und jegliche Nachweise werden sicher archiviert – inklusive der Unterweisungsinhalte und Wissensüberprüfung.