Vorarlberg Milch
Stefan Voit, der Verantwortliche für Qualitäts- und Prozessmanagement bei Vorarlberg Milch, hat LENA als Unterweisungssoftware für sich entdeckt. Darüber hinaus setzt er es als digitales Info- und Onboarding-Tool für sich und sämtliche Mitarbeiter inklusive der Lehrlinge ein.
Vor welcher Herausforderung stand das Unternehmen, bevor es sich für LENA entschieden hat?
Das Thema wurde im Zuge der Pandemie wichtig für uns. Einzelne Schulungen betreffen alle 125 Mitarbeiter, der Großteil ist aber für die ca. 70 Produktionsmitarbeiter gedacht. In 5er Gruppen aufgeteilt die Mitarbeiter zu schulen war ein riesiger Aufwand, da früher so die Schulungen mit einer Dauer von ca. 75 min teilweise 15-20 mal gemacht werden mussten.
Außerdem gibt es hinsichtlich Schulungen und Zertifizierungen immer höhere Anforderungen.
Diese können mit LENA leicht erfüllt werden.
Wieso hat sich das Unternehmen für LENA entschieden?
Wir haben uns drei oder vier Unternehmen angesehen.
Schlussendlich hat uns Frontfrau Monika Leinwather überzeugt. LENA ist recht einfach zu verstehen und sehr intuitiv. Die Lernzielkontrollen und Tests, die man an Schulungen anhängen kann, sind effizient.
Für uns angenehm, ist, dass auch externe Firmen sich „miteinklicken“ können. Ein Beispiel: Monteure können die für sie relevanten Unterweisungen schon im Vorhinein abwickeln. Das vereinfacht z. B. den jährlichen Service und spart Zeit. Früher hatten wir hier zwei Stunden Vorlaufzeit. In Zukunft wollen wir LENA noch mehr nutzen, um Informationen vorab bereitzustellen.
Wie lange hat das Implementieren von der Auftragszusage bis zum Laufen der Applikation ungefähr gedauert?
Das kann ich nicht mehr genau sagen – maximal ein bis zwei Monate. Es ging rasch.
LENA wurde einen Tag für uns implementiert. Anschließend haben wir die Daten bereits selbst angelegt. Wir sind im November 2022 in Betrieb gegangen.
Wie lief die Einschulung vor Ort ab? Warum sind in Ihrem Unternehmen mehrere Administratoren wichtig und wie funktioniert diese Anforderung mit LENA?
Sehr gut. Monika Leinwather war vor Ort. Ihre Einschulung war sehr einfach, praktisch und benutzerfreundlich erklärt. Tatsächlich dauerte es nur einen Nachmittag und es waren alle acht bis zehn Trainingsersteller dabei. Nicht nur aus dem Bereich der QM, sondern auch der Compliance und dem Supply Chain Management etc.
Während früher 99% der Schulungen von der Qualitätssicherung durchgeführt wurden, ist das heute nicht mehr möglich und dank LENA nicht nötig. Überdies ist die Streuung hinsichtlich der Urlaubsvertretung praktisch.
Demzufolge haben wir uns für mehrere Administrator entschieden. Schulungen erstellen können neben mir, die Geschäftsführung, die EDV, die HR-Abteilung, die Betriebs-, Instandhaltungs- und Produktionsleitung. Dort liegt der größte Vorteil im vernetzten Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie absolvieren bereits nach 14 Tagen acht Pflichtschulungen mithilfe von LENA.
„Durch LENA spare ich mir mehr als 1.000 Stunden Trainingsaufwand pro Jahr. Wir schätzen das Potenzial bei Lernzielkontrollen und Audit-Anforderungen. Mit LENA gehen wir immer weiter in die Tiefe.“
Was sind die wichtigsten Erfolge, die durch den Einsatz von LENA erzielt wurden?
Erstens ist für uns die Nachvollziehbarkeit der Schulungen nötig. Es ist immer ein Testabschluss für erforderliche Schulungsnachweise nötig. Eine Unterschriftenliste reicht heute nicht mehr.
Zweitens ist es für uns als produzierenden Betrieb sehr angenehm, dass die vorgeschriebene Hygieneschulung autark innerhalb von drei Wochen absolviert wird. Früher beanspruchte das zeitintensive Live-Unterweisungen.
Drittens läuft auch der Firmenkalender in LENA und die Schulungen sind gut sichtbar über das gesamte Jahr verteilt. Entsprechend kann sich jeder darauf einstellen.
Viertens ist ein großer Nutzen, dass jedes Pflichttraining automatisch wiederkommt. So können jährlich fällige Schulungen nicht verpasst werden.
Gibt es dazu konkrete Zahlen?
Wir haben bereits 2.339 Zertifikate in unserer LENA-Software, 50 offene Schulungen und 125 Benutzer.
Mein Zeitaufwand pro Jahr betrug live 1.400 Stunden, aktuell durch LENA 20 bis 30 Stunden pro Jahr. Ich kann meine gewonnene Zeit nutzen, um sie in andere Themen zu investieren.
Die Basis steht und Überarbeitungen bei sich ändernden Gesetzgebungen etc. sind rasch gemacht.
Durch das Dashboard erledigt sich vieles von selbst und ich habe immer einen aktuellen Überblick.
Zudem ist es ein wichtiges Tool, das zeigt, ob die Fragen verstanden wurden bzw. lernen alle Trainingsersteller:innen, ob die Frage richtig gestellt wurde, wenn viele falsche Antworten verzeichnet werden. LENA zeigt auf, ob Begrifflichkeiten von den Mitarbeiter angenommen werden.
Neu ist auch, dass durch die digitale Anwendung für jede Anlage eigene Schulungen der Produktionsleiter möglich gemacht wurden. Wir sind von 20 bis 30 ausgegangen, aktuell stehen wir schon bei 47.
Sie nutzen auch Vorlagen aus dem LENA-Shop, die individualisiert werden können. Welche Erfahrungen haben Sie damit?
Neben der Hygiene ist bei Vorarlberg Milch das Energiesparen wichtig. Hier greifen wir regelmäßig auf fertige LENA-Shopvorlagen zu. Sie sind sehr leicht zu adaptieren. Ebenfalls zugegriffen haben wir bereits auf EDV-Vorlagen und Öko-Profit-Zertifizierungen, die für externe Audits erforderlich sind.
Setzen Sie LENA auch bei der Lehrlingsausbildung ein?
Bei Pflicht- und berufspezifischen Schulungen ja. Bei komplexen Thematiken wie Hygiene, Reinigungsmittel, Chemikalien schulen wir zusätzlich noch mit persönlicher Anwesenheit, weil hier hoher Erklärungsbedarf besteht und die Lehrlinge dazu viele Fragen haben.
Gab es Widerstand bei den Mitarbeitern wegen eventueller Herausforderungen am Anfang?
Gar nicht. Das Team wurde vom Betriebsrat im Vorhinein informiert.
Es freut unserer Mitarbeiter sogar, dass sie nicht mehr in Besprechung sitzen und drei Wochen freie Hand haben, um die Schulungen zu bearbeiten.
Bei Vorarlberg Milch ist die digitale Affinität gegeben. Es freut alle, wenn Trainings nicht gerade am stressigsten Arbeitstag zu erledigen sind.
In welchen Themenbereichen wird LENA für die Unterweisungen im Unternehmen genutzt?
Die Themen sind vielfältig. Beispielsweise Sicherheit, Hygiene, Halal, Nachhaltigkeit, HACCP („Hazard Analysis and Critical Control Points“ – Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte), Qualitätssicherung und Warenübernahme.
Außerdem nutzen wir LENA nicht nur für Schulungen, sondern auch als Informationssystem.
Würden Sie LENA auch anderen Unternehmen empfehlen? Wenn ja, warum?
Das habe ich bereits getan. Als Lehrlingsausbilder bin ich in WK-Gremien, bei Lehrlings- wettbewerben und Messen aktiv, wo ich immer gerne über meine Erfahrungen mit LENA berichte.
Es läuft bei Vorarlberg Milch sehr gut.
Es gibt kaum Probleme. Falls doch, genügt ein Anruf und einen Tag später funktioniert wieder alles. Ich möchte hier ein großes Lob an Monika Leinwather und die Programmierer aussprechen. Der einfache App-Aufbau ist schnell erklärt und wir sind froh, ein derart einfaches Tool zu haben.
Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit LENA beschreiben?
Bitte weiter so!
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