Heidi Chocolat AG
Qualitätsmanagerin Sigrid Kainz ist seit November 2015 bei Heidi Chocolat tätig. Von Feinheiten des Lebensmittelrechts, der Einhaltung von Qualitätsstandard-Zertifizierungen, Durchführung von Audits und Schulungen bis zu Krisen- und Reklamationsmanagement sowie Schädlingsbekämpfung ist der studierten Ernährungswissenschaftlerin kein Arbeitsbereich fremd. Die Herrin über einige Kennzahlen des Unternehmens liebt es, dass kein Arbeitstag wie der andere ist.
Vor welcher Herausforderung stand Ihr Unternehmen, als Sie sich für LENA entschieden haben?
Wir produzieren Schwedenbomben mit einer sehr kurzen Haltbarkeit von 27 Tagen, daher ist eine Lagerproduktion nicht möglich. Die Produktion erfährt immer erst am späten Nachmittag, was am nächsten Tag wieder zu produzieren ist. Es ist also hohe Flexibilität gefragt.
Punkto Lebensmittelsicherheit und Qualität halten wir uns an die Vorgaben des IFS (International Food Standard), welcher uns auch viele Schulungsthemen vorgibt, z.B. regelmäßige Schulungen zu "Allergenen" oder "Personalhygiene".
Die Umsetzung des Schulungsplans war ohne LENA dahingehend schwierig, dass Unterweisungen oft gestrichen oder verschoben werden mussten, weil aufgrund größerer Produktionszahlen die Mitarbeiter an geplanten Terminen nicht verfügbar waren, oder plötzlich auftretende Produktionslöcher ungenutzt verstrichen. Urlaube und Krankenstände machten es auch immer wieder schwierig, alle vorgesehenen Mitarbeiter*innen zu erreichen. Es waren folglich häufig Nachschulungen nötig und es war schwierig, den Überblick zu behalten. Es war keine Seltenheit, dass oft vier Mal gleiche Themen geschult werden mussten. Das Management der Unterweisungen war daher extrem aufwändig. Seit wir LENA verwenden, ist die Organisation einfach möglich und Aktionsphasen mit wenig Zeit können effektiv genutzt werden. Ergeben sich ein Maschinenstillstand oder sonstige unvorhergesehene Leerlaufzeiten sind diese für digitale Schulungen auf Knopfdruck nutzbar.
Wie viele Mitbewerber haben Sie sich angesehen?
Gemeinsam mit dem Betriebsleiter habe ich mir drei Tools angesehen. LENA hat exakt unseren Bedarf repräsentiert und hat auf Anhieb nicht umständlich gewirkt. Der sympathische Eindruck der Website und das schnelle Auffinden von Information hat uns spontan beeindruckt. Wir haben zusätzlich einen Konkurrenten kontaktiert, aber bei LENA haben die Kommunikation und Features von Anfang an viel besser gepasst.
Wie lange hat es gedauert, LENA zu implementieren, von der Auftragszusage bis zum Laufen der Applikation?
Das ging unglaublich schnell, innerhalb einer Woche bis zehn Tage war die Unterweisungssoftware in unserem Sinne adaptiert und funktionsfähig. Es gab eine eintägige Einschulung mit direkter Anwesenheit von Frau Leinwather. Sie verlief sehr intensiv, inkl. gemeinsamer Einrichtung der Applikation und dem probeweisen Anlegen einer Schulung aus der Praxis. Schon am nächsten Tag habe ich die Mitarbeiterinformation „Willkommen LENA“ inklusive Video selbst erstellt. Schnell implementiert waren einige Fragen, um das Kennenlernen zu erleichtern – auf lustig-spielerische Art und nicht gleich mit beinharter Wissensabfrage.
Was sind die wichtigsten Verbesserungen, die durch LENA erzielt wurden?
Wir starteten im Februar und im Juni absolvierten wir unser erstes Audit mit LENA. Mit zwei bis drei Klicks konnte beantwortet werden, wann die von IFS vorgegebene Reinigungs- und Personalhygieneschulung etc. von welchem*r Mitarbeiter*in gemacht wurde. Die mühsame Listensuche von früher erübrigte sich. Außerdem ist auch der Inhalt der Schulung sofort abrufbar und die inhaltliche Nachvollziehbarkeit während wichtiger Audits ein großer Vorteil.
Weitere Verbesserungen sind der reibungslose Ablauf im Alltag, weil niemandem mehr nachgelaufen werden muss. Die Jahresaufteilung der Schulungen ist einfacher und die Mitarbeiter*innen schätzen die selbstständige Erledigung der verpflichtenden Unterweisungen. Werden Abgabefristen versäumt, was selten vorkommt, ist die Meldung, wer noch fehlt, via LENA sehr praktisch, wer noch fehlt. Diese leite ich gerne per Screenshot als Reminder weiter.
„Spannend ist, dass man als Kunde bei LENA mitreden und Erfahrungen mitteilen kann. Die Unterweisungssoftware ‚lebt‘ und wir sind permanent dabei, unsere individuellen Anforderungen optimieren zu lassen.“
Wie messen Sie den Erfolg der LENA-Applikation?
Das ist schwer zu sagen, weil nie gemessen wurde, wie viel Zeit in analoge Schulungen investiert wurde. Was mir jedoch positiv auffällt, ist ein subjektives, positives Gefühl. Es gibt keinen Ärger über geplante Schulungen, die kurzfristig abgesagt werden müssen, mehr. Jeder hat den Zeitpunkt der Erledigung selbst in der Hand und wir können bis zu 90 Prozent all unserer Unterweisungen über LENA abwickeln.
Neuen Mitarbeiter*innen werden die Grundzüge in einem Vorgespräch rasch nähergebracht. Fallen Wissenslücken auf, können die Teams zu diesen Themen unkompliziert nachgeschult werden. Mittlerweile sind auch die Buchhaltung und Personalabteilung auf LENA eingeschult. Diese Abteilungen sind von selbst auf mich zugekommen.
Wie viele Mitarbeiter*innen werden geschult/unterwiesen?
Um die 100.
Kostensparend und sehr sympathisch ist die Möglichkeit, aktive und inaktive Mitarbeiter*innen zu kennzeichnen. In der Verwaltung fallen z.B. nur zwei Schulungen im Jahr an, da wäre eine 12-monatige Bezahlung kostenintensiv.
Unsere regulären Produktionsmitarbeiter*innen absolvieren neben anlassbezogenen Online-Unterweisungen (ca. fünf pro Monat) laufend wiederkehrende Schulungen zur Auffrischung, da bezahlen wir gerne ganzjährig.
Gab es Widerstand bei den Mitarbeiter*innen (à la „schon wieder eine neue Software“, „kann damit doch nicht umgehen“, „brauche bald eine Sekretärin für die Abwicklung des Verwaltungskrams“)?
Wir haben für die Vorstellung von LENA pro Schicht zwei Stunden im Pausenraum eingeplant und den ersten Einstieg gemeinsam ermöglicht. Die Leute sind aktiv auf uns zugekommen. Wir haben im Unternehmen auch Menschen, die mit EDV vorher noch nie zu tun hatten. Da ging es um Fragen wie „Was ist ein Benutzername und Passwort, wo muss ich tippen, um weiterzukommen?“ und das Nehmen von Schwellenängsten. Aber inhaltlich gab es gegen die Art von Schulung keine Vorbehalte oder negatives Feedback. Auch ohne EDV-Erfahrung haben es alle hinbekommen. Unsere Mitarbeiter*innen sind nicht schüchtern und die Produktionsleitung hilft gerne.
Ein weiteres Beispiel zur einfachen Anwendbarkeit: Mein 15-jähriger Sohn hat im Rahmen seines Sommerpraktikums selbstständig Schulungen erstellt und bestehende Präsentationen mit aktuellen Arbeitsanweisungen abgeglichen und selbst Schulungen erstellt. Er hat auch eigenständig mit dem Übersetzungsbüro zusammengearbeitet.
In welchen Themenbereichen wird LENA für die Unterweisungen im Unternehmen genutzt?
Qualität, Arbeitssicherheit (z. B. Bildschirmarbeit, Brandschutz) durch die Sicherheitsfachkraft, Personalabteilung (z. B. Datenschutz) und Technik (z. B. Ausfüllen der Protokolle Wartung/Reparatur).
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Fremdsprachen-Funktion von LENA gemacht?
Wir haben sehr viel fremdsprachliches Personal im Unternehmen. Sie nutzen LENA wie die meisten Mitarbeiter*innen im Sozialraum am Smartphone oder in Ruhe zuhause, wo sie gerne auch bei ihrem Partner oder Kind nachfragen. Dank der iOS- und Android-Applikation kann sich jeder die Atmosphäre gestalten, in der er sein Wissen erweitern oder auffrischen möchte.
Wir arbeiten mit dem Übersetzungsbüro Interlingua, das uns von LENA empfohlen wurde, zusammen. Interlingua reagiert innerhalb von 24 Stunden. Die übermittelten Texte werden exakt im gleichen Format (fett, Absätze) retourniert, was die Orientierung einfach macht, auch wenn man die Sprache nicht versteht. Es erleichtert den Arbeitsfluss und garantiert, dass Fragen und Antworten zusammenpassen und in der richtigen Position in der Applikation eingefügt werden können. Die Endversion checke ich gerne mit den zweisprachigen Kollegen ab, bei denen auch die Mitarbeiter*innen bei Unklarheiten nachfragen.
Wie viele Sprachen werden genutzt?
Deutsch, Rumänisch, Ungarisch, Serbisch
Würden Sie LENA auch anderen Unternehmen empfehlen?
Auf jeden Fall. Für unsere Bedürfnisse ist diese Unterweisungssoftware perfekt. Gerade in der Lebensmittelbranche mit ihren hohen Vorgaben ist LENA sehr tauglich. Gebe ich Ideen für Verbesserungen an Frau Leinwather weiter, reagiert sie rasch. Wir stehen in engem Austausch und ich habe sehr gute Erfahrungen mit der Aufnahme, Umsetzung und Evaluierung von Feedback.
Binnen Minuten einsatzbereit. Alle Funktionen. Ohne Zahlungsangaben.