12 unverzichtbare Elemente gelungener Unterlagen für digitale Unterweisungen und Schulungen

Eine Mitarbeiterin mit Helm mit Tablett in der Hand freut sich, zwei Mitarbeiter mit Helm stehen links und rechts von ihr und freuen sich.

Damit digitale Unterweisungen oder Schulungen erfolgreich sind, müssen Lernmaterialien ansprechend aufbereitet werden. 

Werden die folgenden 12 Punkte beachtet, steht der erfolgreichen Nutzung einer Schulungs- und Unterweisungssoftware nichts im Wege.

1. Das Ziel der betrieblichen Schulung definieren

 

Vor der Erstellung der Unterlagen ist das der oft vergessene erste Schritt: Das Ziel der Schulung klar zu definieren. Beispiele dafür sind:

  • Meine Arbeitnehmer sollen ohne Ausnahme unsere Vorschriften zur Arbeitssicherheit einhalten.
  • Lagermitarbeiter müssen die innerbetrieblichen Verkehrswege kennen und vorschriftsmäßig nutzen.
  • Unsere Lieferanten sollen sich innerhalb unseres Geländes an unsere Sicherheitsbestimmungen halten.
  • Unsere Kunden sollen schnell und verständlich die Handhabung unserer Produkte erlernen können.
„Ein klar definiertes Ziel ist die solide Basis, digitale Lernunterlagen zu erstellen und sich dabei auf das Wesentliche zu konzentrieren.“

2. Zielgruppe klar abgrenzen

 

Die Beantwortung folgender Fragen hilft dabei Kompetenz-Gruppen zu identifizieren:

  • Welche Personen/Abteilungen benötigen die Inhalte dieser Schulung zur Ausübung ihrer Tätigkeit?
  • Welche Vorkenntnisse und welchen Wissensstand haben die zu unterweisenden Personen?
  • Welche Stilelemente erreichen meine Zielgruppe am besten: Texte, Grafiken, Videos, Bildsprache?

Mit einer sauberen Online-Lösung können so Arbeitnehmer zu Gruppen zusammengefasst werden, die wiederkehrende Arbeitnehmerschutzunterweisungen erhalten. 

Bauarbeiter auf Baustelle mit Kaffee und Handy
Schulungen diverser Gruppen können kinderleicht im Überblick behalten werden.
Drei Lagerarbeiter mit Laptop besprechen eine LENA Schulung

3. Klare Strukturen – Übersichtliche Inhalte

 

Viele E-Learning-Tools nutzen für die Inhalte Onepager, also eine Seite, die durchgescrollt wird. Aber auch wenn die Möglichkeit für Mehrseiter vorhanden ist, gilt: Eine digitale Lernunterlage muss klar mit Kapiteln oder logischen Abschnitten strukturiert werden.

Kurze, aussagekräftige Überschriften und Kapitelüberschriften unterstützen die Lernenden, sich schnell zu orientieren und den Überblick zu behalten.

4. Richtige Sprache wählen

 

Bei allen Textpassagen ist eine klare und verständliche Sprache ein Erfolgsfaktor.

  • Schachtelsätze sind zu vermeiden.
  • Sind Fachbegriffe notwendig, sollten diese erklärt werden.
  • Positive Formulierungen sind meist erfolgsversprechender als strenge „Von oben herab-Erklärungen“.
„Einfache, aber präzise Formulierungen und Bilder helfen, Überforderungen zu vermeiden.“

Konkrete Beispiele aus dem eigenen Unternehmen erzielen in vielen Fällen die gewünschten Lernerfolge. Eine lebhafte Beschreibung eines aufgetretenen (Beinahe-)Unfalls im eigenen Betrieb führt mit Sicherheit schnell zu Akzeptanz gesetzter Arbeitnehmerschutz-Maßnahmen.

5. Interaktive Elemente spielerisch einbauen

 

Einer der großen Vorteile bei der Nutzung eines Online-Unterweisungssystems ist die Möglichkeit, interaktive Elemente einzubauen.

  • ein Video starten
  • einen Button klicken
  • einen Link öffnen

um mehr zu erfahren, gestaltet online Lernen unterhaltsamer. Auch kurze Quizfragen innerhalb des Trainings können das Interesse steigern.

Interaktivität fördert die Aufmerksamkeit und sorgt dafür, dass Gelerntes besser im Gedächtnis bleibt.

Mitarbeiter absolviert eine Sicherheitsschulung auf dem Schreibtisch mit dem Tablet.
Schätzfragen in der LENA Applikation.
Fragen können in LENA individuell gestellt bzw. angepasst werden.

6. Auf Barrierefreiheit achten

 

Inhalte müssen für alle Lernenden zugänglich sein, unabhängig von eventuellen Einschränkungen. Hier geht es nicht nur darum, auf die Verwendung klarer Schriftarten und auf ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund zu achten.

Auch sehbehinderte oder blinde Personen müssen die für Sie relevanten Informationen erfassen können. Dazu gehört auch das lückenlose Editieren von Alternativ-Texten bei Bildern.

7. Alle gängigen Zugänge miteinbeziehen und auf responsives Design achten

 

Lernunterlagen sollen so gestaltet werden, dass sie auf unterschiedlichen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Desktop-Computern funktionieren. Ebenso sollen sie mit allen aktuellen Browsern optimal dargestellt werden.

Nur so ist sichergestellt, dass die Lernenden die Inhalte jederzeit und überall nutzen können.

„Eine gute Schulungssoftware wie LENA erlaubt den Trainingserstellern, die Ansicht am Handy oder Tablet während der Erstellung einer digitalen Unterweisungsunterlage zu testen.“

 

Auch wenn es aus Umweltschutzgründen nicht opportun erscheint: So mancher bevorzugt beim Lernen noch das gute alte Papierformat. Die Möglichkeit eines Ausdrucks der Lernunterlagen ist bei diesem Lerntyp ein Erfolgsfaktor.

8. Multimediale Inhalte nutzen

 

Die Möglichkeiten sind bei digitalen Arbeitnehmerschutzunterweisungen, online Arbeitsanweisungen oder elektronischen Nachunterweisungen nahezu unbegrenzt! 

  • Grafiken oder Animationen erklären komplexe Inhalte verständlich.
  • Links zu weiterführenden Seiten oder Materialien ergänzen ausgezeichnet die wichtigsten Informationen in einer digitalen Lern-Unterlage.
  • Kurze, selbstgedrehte Videos mit echten Kollegen sind eine großartige Möglichkeit, Inhalte zu vermitteln.

So lässt sich z.B. das richtige Anlegen der persönlichen Schutzausrüstung sehr anschaulich erklären.

Oft ist einfache Bildsprache völlig ausreichend. Ein Daumen hoch oder ein lächelndes Nicken ersetzt sympathisch lange Erklärungen.

9. Aktuell, aktueller, am aktuellsten

 

Ein unschlagbarer Pluspunkt für digitale Unterweisungen und Schulungen ist es, aktuelle Entwicklungen und Informationen allen Arbeitnehmern unmittelbar zur Verfügung stellen zu können.

„Eine smarte Software zum Unterweisen und Schulen weist die Trainer rechtzeitig auf den bevorstehenden Start einer wiederkehrenden Schulung hin. So können die Inhalte vorab auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls editiert werden.“

 

Eine gute Lernsoftware ermöglicht es, die Unterlagen jederzeit einfach bearbeiten zu können, um immer den aktuellen Stand zur Verfügung zu stellen. So können:

  • aktuelle News eingespielt werden
  • Unfälle bzw. Beinahe-Unfälle aufgezeigt werden
  • rechtliche Updates ergänzt werden
  • auf das Feedback der Lernenden eingegangen werden

Das Feedback der Lernenden kann wesentlich dazu beitragen, dass die Unterlagen kontinuierlich optimiert und den Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden.

10. Verständnisfragen stellen

 

Mit Verständnisfragen ist sichergestellt, dass die Schulungsinhalte verstanden wurden. Ein Quiz oder Test zum Trainingsinhalt kann spielerisch gestaltet werden.

Bei einigen verpflichtenden Unterweisungen im Arbeitnehmerschutz verlangt auch der Gesetzgeber, dass Arbeitgeber sich vergewissern, dass ihre Mitarbeiter*innen die Inhalte der Schulungen verstanden haben. Dabei hilft ein nachweislicher Test – im besten Fall mit rechtssicher signiertem Zertifikat.

11. Benutzerfreundlichkeit und Usability testen

 

Vor der Zuteilung einer Mitarbeiter-Schulung an die eigentliche Zielgruppe ist ein Testlauf ratsam. Einige Probanden aus der Zielgruppe können im Vorfeld alles ausprobieren und Feedback geben. Herausforderungen in den Unterlagen oder Unklarheiten werden so rechtzeitig identifiziert und beseitigt.

„Die Möglichkeit der Mitgestaltung reduziert nicht nur Fehler, sie trägt auch zur Motivation bei!“

12. Bewerten und Evaluieren

 

Manchmal schmerzhaft für Trainer aber ein Qualitätsgarant ist es, den Mitarbeitern eine Bewertungsmöglichkeit einzuräumen. Eine gute Schulungssoftware bietet dazu verschiedene Möglichkeiten an. Diese reichen von der simplen Sternchen-Bewertung bis hin zur verbalen Beurteilungsmöglichkeit, die auch anonym abgegeben werden kann.

Das Evaluieren der Lernunterlagen nach unternehmensinternen Vorgaben hilft, das Niveau der Online Schulungen stetig zu verbessern: Nach Abschluss einer Schulung oder Ablauf eines definierten Zeitraumes kann mit Stichproben überprüft werden, ob die Schulungsziele erreicht wurden.

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