Wie viele Bewerbungsgespräche wollen Sie noch führen?

1. Schicken Sie ein „Herzlich Willkommen“

Unglaublich nett, unglaublich unerwartet und unglaublich persönlich ist eine handgeschriebene Willkommenskarte per Post. Besonders, wenn sie von allen am Recruiting-Prozess beteiligten Personen unterzeichnet ist.

Ich höre an dieser Stelle förmlich Ihr Stirnrunzeln: Ernsthaft? Eine Postkarte? Im Jahr 2023?

2. Hardware und Informationen vorbereiten

Intern sollten rechtzeitig alle Gerätschaften und Informationen für den neuen Mitarbeiter bestellt und organisiert werden. Dazu gibt es eine Reihe von Checklisten. Von A wie Abfalleimer bis Z wie Zeiterfassungschip. Mit dem Stichwort „Onboarding“ sind online viele nützliche Tipps zu finden.

4. Information, Information, Information

Stellen Sie Wichtiges zu Ihrem Unternehmen in leicht verdaubaren Häppchen zur Verfügung: Daten und Fakten zum Unternehmen, das Organigramm, vielleicht ein Video.

• Was macht das Unternehmen?
• Welche Produkte werden angeboten?
• Was sind die wichtigsten USPs?
• Wer sind die bekanntesten Kunden?

Ideal ist es, diese Informationen zum Nachlesen und Nachschlagen bereit zu stellen – z.B. mit einer intelligenten Schulungssoftware wie LENA.

5. Erste Vorbereitungen für ein gelungenes Onboarding

Intern beginnen Sie während der Preboarding-Phase die Vorbereitungen für ein erfolgreiches Onboarding. Überlegen Sie sich, welche Abteilungen und welche Mitarbeiter*innen der „Neue“ in den ersten Tagen kennenlernen sollte.

Blockieren Sie rechtzeitig Kalenderzeiten bei Ihrer bestehenden Belegschaft für diese Termine. Bereiten Sie diese Kennenlern-Meetings vor. Stellen Sie Briefings für den neuen Mitarbeiter zusammen:

• Wen lernst du bei diesem Meeting kennen?
• Welche Aufgaben hat dieser Kollege?
• Welche Stärken hat dieser Kollege?
• Inwiefern wirst du mit ihm zusammenarbeiten?

Abgerundet mit ein paar Informationen zu Hobbies oder Leidenschaften sind diese Fakten hilfreich, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen.

6. Formalitäten vorab in Ruhe erledigen

In der Preboarding-Phase können durchaus schon einige Formalitäten erledigt werden. Das kann charmant angekurbelt werden. Stellen Sie zum Beispiel ein Video eines langjährigen Mitarbeiters zur Verfügung, der den Neuen ganz persönlich anspricht:

„Hallo Anton! Wir freuen uns sehr, dass du bald bei LENA anfängst und sind schon super gespannt auf dich! Ich stelle mich kurz vor: Mein Name ist Monika und ich erzähle dir jetzt, wie das so läuft bei uns. …. Bitte füll auch bei Gelegenheit die beigelegten Formulare aus und bring sie an deinem ersten Arbeitstag mit. ….“  

Mit dieser Maßnahme wird verhindert, dass der Mitarbeiter den Start in den neuen Job mit dem Ausfüllen von Listen verbringt. Denn wer die Frage: „Hey! Wie war dein erster Arbeitstag?“ nicht mit: „Du, es waren eine Menge Formalitäten notwendig. Aber das wird ja hoffentlich bald besser…!“ antworten muss, freut sich garantiert mehr auf die restliche Arbeitswoche.

7. Jedem Neuen sein Buddy

Legen Sie in der Preboarding-Phase einen Buddy für den neuen Mitarbeiter fest. Der Buddy fungiert als Ansprechpartner für alle Fragen und Belange in der ersten Zeit. Denn er nimmt sich des neuen Kollegen an. Ohne viel Aufsehen und Aufwand berät und unterstützt er während der ersten Arbeitsmonate. Idealerweise wird ein Neuankömmling am ersten Tag beim Portier von seinem Buddy abgeholt, begrüßt und durch seinen Tag begleitet.

Jedoch sollte der Buddy kein unmittelbarer Kollege aus der Abteilung und auf keinen Fall ein Vorgesetzter sein! Überlegen Sie, wer loyal Ihre Firmenwerte und Überzeugungen mit Freude und Schwung teilt. Diese Person ist die richtige, um den neuen Mitarbeiter gut mit Ihrer Unternehmenskultur vertraut zu machen.

8. Und noch mehr Informationen

Stellen Sie in einer zweiten Vorstellungsrunde Daten und Fakten zur Abteilung und den unmittelbaren Kolleg*innen zur Verfügung. Smart und einfach erfolgt das über ein digitales Tool. Perfekt wäre ein kurzer Videorundgang durch die Abteilung oder eine Mitarbeiterinformation mit Fotos und Beschreibungen. Positiv erlebt werden dabei Hinweise zu Ihren zusätzlichen Angeboten wie Fitnessstudio-Ermäßigungen, Obstkorb, wahlweisen Home-Office Tagen etc.

9. Auf den Neustart anstoßen!

Eine bleibende Erinnerung mit dem neuen Unternehmen wird gewonnen, wenn noch vor dem offiziellen Arbeitsbeginn ein Afterwork-Drink mit Vorgesetzten und Kolleg*innen zustande kommt. Dieser muss natürlich mit Rücksicht auf persönliche Vorlieben, Religion, Heimfahrten mit dem PKW etc. nicht zwangsläufig alkoholisch sein. Das Kennenlernen in ungezwungener Atmosphäre bietet viel Raum für Fragen und einen ersten Austausch.

10. Kurz vor dem Start

Einige Tage vor dem Jobantritt sollten alle wichtigen Informationen für den ersten Tag am neuen Arbeitsort zur Verfügung gestellt werden.

• Wann ist Arbeitsbeginn?
• Gilt es Besonderheiten bei der Anreise zu beachten – Stichwort Berufsverkehr?
• Wo soll der Neue sich melden und an wen darf er sich wenden? Sie erinnern sich in diesem Moment an den Buddy, oder?
• Welche Dokumente müssen mitgebracht werden?

Ein Tipp noch am Rande: Liegt eine Firmenveranstaltung zwischen der Zusage und dem Arbeitsbeginn des neuen Kollegen?

Laden Sie den neuen Mitarbeiter dazu ein! Stellen Sie sicher, dass niemand sich gezwungen sieht, daran teilzunehmen, sich aber in jedem Fall eingeladen und sehr herzlich willkommen fühlt.

Mit diesen Anregungen kann eigentlich nichts mehr schief gehen! Der perfekte Kandidat fühlt sich mit Sicherheit bestens vorbereitet für den ersten Tag im neuen Job in Ihrem Unternehmen.