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Region: Österreich

Darbo: Das Geheimnis für effektivere Schulungen bei weniger Aufwand

400+ Benutzer:innen
Kunde seit 6+ Jahren
Lebensmittelproduzent

Eine märchenhafte Präsentation kombiniert mit einem klaren Qualitätsfokus: Darbo ist eine Ikone unter den Lebensmittelherstellern in Österreich.

Um trotz Wachstum das Qualitätsversprechen weiter einzuhalten, ist es für Darbo wichtig, Standards zu kontrollieren und Mitarbeiter:innen gut zu schulen. Barbara Empl, langjährige Qualitätsmanagerin bei Darbo, erzählt, wie sie diese Herausforderungen bewältigt und wie sich LENA in ihre Prozesse einfügt.

Reporting: Audits auf Abruf

„Wir sind in verschiedenen Themen zertifiziert. Nicht nur in den Bereichen Lebensmittelsicherheit, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement*, sondern auch Koscher, Halal und Bio. Dazu gehören natürlich auch die entsprechenden Schulungen.“

* IFS, ISO 9001 und ISO 14001

Diese Schulungen verwaltet Darbo seit 2020 für die gesamte Belegschaft über LENA. Dank wachsendem Geschäftserfolg werden inzwischen über 400 Personen mit LENA geschult. Grund für die Softwarewahl ist vor allem die Verwaltungsvereinfachung:

„Der größte Nutzen von LENA ist die Einfachheit. Wir sehen auf einen Blick, wer geschult ist und wer nicht. Früher musste ich mir eine Übersicht vom Personalbüro einholen, wer geschult werden muss oder welche Schulungen anstehen. Jetzt habe ich den Überblick. Und nicht nur ich, sondern jede:r Abteilungsleiter:in.“

Wenn jetzt ein:e Verantwortliche:r für ein Audit in seinem oder ihrem Verantwortungsbereich die Schulungsunterlagen benötigt, stehen sie in ein paar Klicks bereit. Dabei ist Auditoren nicht nur wichtig, dass die Belegschaft nachweislich geschult wurde, sondern auch, dass alle Themeninhalte inkludiert wurden. Daher ist es für Darbo praktisch, dass mit LENA nicht nur ein Report, sondern auch alle verwendeten Unterlagen in revisionssicherem Zustand zu jeder Zeit abrufbar sind.

„Jetzt ist es so, ich mache LENA auf und zeige dem Auditor direkt den Nachweis. Das ist eine enorme Vereinfachung.“

Flexibel schulen statt Endlosschleifen

Aber auch jenseits von Audits stellt das digitale Schulen für Darbo eine Erleichterung dar. Früher musste Barbara Empl zwei Schulungstage am Stück vorbereiten. Bei Darbo wurde deshalb jedes Mal die hausinterne Kantine umgebaut, sodass es genügend Sitzplätze sowie eine Präsentationsmöglichkeit gab. Während der Schulungstage selbst stand dann die Produktion still.

Nach den Schulungstagen musste Barbara Empl herausfinden, wer an den Tagen wegen Krankenstand oder Urlaub nicht anwesend sein konnte, um diese Mitarbeiter:innen nachzuschulen. Ein Fall ist ihr in Erinnerung geblieben:

„Damals hat es zwei Schulungstage gegeben, die bereits sehr umfangreich und anstrengend waren. Danach musste ich die Mitarbeiter:innen, die an diesen Tagen nicht teilnehmen konnten, noch einmal separat schulen. Insgesamt habe ich die Schulung sicherlich noch zehnmal in kleineren Gruppen von zwei bis drei Personen wiederholt, bis wirklich alle Mitarbeiter:innen geschult waren.“

Heute können Führungskräfte bei Darbo Schulungseinheiten flexibel einteilen, etwa wenn eine Maschinenwartung ansteht. Für die Mitarbeiter:innen steht für diese Zeiten einfach ein Schulungsraum mit Laptops zur Verfügung. Laut Barbara Empl ist die LENA Software für die meisten Darbo Mitarbeiter:innen selbsterklärend, sodass Unterstützung nur selten notwendig ist. Dank der KI-generierten Übersetzungen sind Sprachbarrieren auch kein Thema mehr.

„Für den größten Teil unserer Produktionsmitarbeiter:innen ist Deutsch nicht die Muttersprache. Sie können Deutsch, aber das Lesen und insbesondere Fachbegriffe sind natürlich nochmal etwas anderes. Und für diese Mitarbeiter:innen ist es eine große Erleichterung, wenn sie die Inhalte in ihrer bevorzugten Sprache aufrufen können.“

Effektive Schulungen ohne Zeitverlust

Dass die Inhalte jede:r versteht, ist wiederum absolut notwendig, um Darbos Qualitätsversprechen einzuhalten.

„Ohne Verständnis bringt keine Schulung was. Und ich habe in LENA so viele Möglichkeiten, eine Schulung verständlich zu gestalten. Gerade unsere Mitarbeiter:innen in der Produktion profitieren davon, wenn Schulungsinhalte nicht nur über Text vermittelt werden. Mit Bildern lassen sich bestimmte Themen viel anschaulicher erklären und bleiben dadurch auch besser im Gedächtnis. Und zukünftig wollen wir auch mehr mit Videos arbeiten.“

Dass die mit LENA erstellten Inhalte erfolgreich sind, merkt die Qualitätsmanagerin nicht nur an bestandenen Wissensüberprüfungen in der Schulungs- und Unterweisungssoftware. Anhand regelmäßiger Hygienerundgänge überzeugen sich Führungskräfte bei Darbo von der Effektivität ihrer internen Schulungen. Sollte dann eine Nachschulung nötig sein, erfolgt diese gewohnt unkompliziert über LENA.

Um wirksame Schulungen zu erstellen, empfiehlt Barbara Empl anderen LENA Administrator:innen die Authoring KI:

„Die KI gestaltet von Haus aus die Schulungen sehr schön. Mit verschiedenen Seitenansichten und mit interaktiven Karten, die sich umdrehen. Dann muss man sie nur noch mit Bildern beleben. Ich habe kürzlich damit gestartet, alle Schulungen damit nochmal neu zu gestalten.“

Für Barbara Empl bleibt dabei entscheidend, dass eine Schulung ihren Zweck nicht allein dadurch erfüllt, dass sie absolviert wurde. Die Inhalte müssen bei den Mitarbeiter:innen ankommen, unabhängig davon, worum es geht, welche Sprache die Teilnehmer:innen sprechen oder wie viele Mitarbeiter:innen geschult werden.

„Man sieht es an der Anzahl der Mitarbeiter:innen: Wir wachsen. Ohne LENA bräuchte man auf alle Fälle eine eigene Person, die sich ausschließlich um die Durchführung der Mitarbeiterschulungen kümmert.“

So bleibt bei Darbo trotz steigender Mitarbeiteranzahl überschaubar, wer was wissen muss und ob dieses Wissen auch angekommen ist.

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